Отдел статистики и учета контингента студентов

Отдел статистики и учета контингента студентов

Отдел статистики и учета контингента студентов возглавляет кандидат исторических наук – Ахмадулина Светлана Зиннатовна.

Ведущими специалистами отдела работают:

  • Игнаева Татьяна Павловна (с 2008 г.)
  • Мелтонян Цахик Торгомовна (с 2017 г.)
  • Доржиева Дарима Юрьевна (с 2017 г.)
  • Норбоева Оксана Алдаровна (с 2016 г.)

История

Отдел статистики и учета контингента студентов в Бурятском госуниверситете был создан 1 декабря 2008 г. путем реорганизации Управления по работе со студентами Бурятского государственного университета (действовало с марта 2002 года), которое в свою очередь возникло на базе студенческого отдела кадров Бурятского государственного педагогического института (БГПИ) в 1987 г.

Долгое время студенческий отдел кадров возглавляла Бадмаева Тамара Мункуевна (1987-2001 гг.). В составе отдела долгое время работали Мархакшинова Т.Д. (1994 г. -2012 гг.), Савельева М.А. (1998 – 2014 гг.), Бираульева О.Т. (с 1998 г.), Норбоева Н.С. (с 2000 г.) и др.

Управление по работе со студентами в разные годы возглавляли к. п. н. Шибанова Ю. В. (2002-2003 гг.), д. ф. н. Бадмаева М. В. (2003-2005 гг.), Малгатаева А. Г. (2005-2007 гг.), Андреева Т. Л. (2007-2008 гг.), к.соц.н. Котоманова О. В. (2008-2012 гг.), к.и.н. Ахмадулина С.З. (август 2012 г. – июнь 2014 г.), к.п.н. Климентьева Н.Н. (август 2014 г.- январь 2015 г.), к.п.н. Багдуева А.В. (январь 2015 г. – май 2016 г.), в настоящее время руководитель отдела – к.и.н. Ахмадулина Светлана Зиннатовна.

Цели и задачи отдела

- осуществление персонального учета и документирование движения студенческого состава, усовершенствование форм, методов, приемов работы, используемых в данном процессе.

- ведение и хранение личных дел обучающихся студентов;

- общий контроль над оформлением проектов приказов, регистрация приказов и их хранение;

- подготовка отчетности по контингенту студентов для различных ведомств;

- организация учета, хранения, выдачи бланков документов строгой отчетности, а также документов о предыдущем образовании студентов;

- организация работы по электронному документообороту в автоматизированной информационной системе «Университет».

Направления деятельности:

Главные направления деятельности: работа с документами; работа в информационной системе «Университет»; организационно-методическая работа.

Ведущие специалисты в начале учебного года принимают на хранение личные дела первокурсников и документы о предыдущем образовании (аттестаты, дипломы), которые хранятся в отделе, пока студент учится. В личное дело студента вносятся все приказы по изменению статуса за время учебы. Ежедневно ведущие специалисты проверяют, визируют и регистрируют приказы по личному составу студентов, рассматривают заявления студентов и граждан, составляют ответы на различные запросы по студентам для всех ведомств и организаций, консультируют студентов, их родителей, деканаты и дирекции по различным вопросам, связанным с обучением. В течение года в отделе осуществляется выдача студенческих билетов и зачетных книжек, справок об обучении и бланков государственного образца. Сотрудниками отдела при участии различных подразделений университета составляются отчеты: о расходовании бланков дипломов государственного образца, о контингенте студентов, движении, форме обучения, гражданской принадлежности (по форме ВПО-1 и СПО-1) в министерство образования и науки РФ Министерство образования РБ, статистическое управление РБ, различные ведомства и организации.

Отдел курирует вопрос по отбору претендентов на получение повышенных, именных стипендий, стипендии Президента и Правительства РФ, членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ, республиканских стипендий, вопрос о переводе студентов с платного на бесплатное обучение.

В течение года ведущими специалистами совместно с документоведами и программистами ЦИТиДО заполняется база данных по контингенту студентов в автоматизированной информационной системе «Университет», вносятся статистические сведения о студентах всех форм обучения. Благодаря программе «Университет» мы получили электронное личное дело на каждого студента с его историей, которое будет храниться в базе данных архива 75 лет после окончания обучения в БГУ. Была усовершенствована работа в программе, обновлены учебные планы, создан новый и более простой алгоритм внесения успеваемости и многое другое.

Основные функции:

1) Взаимодействовать по вопросам своей компетенции с правоохранительными органами, учреждениями, организациями, а также должностными лицами и гражданами.

2) Информировать государственные организации и учреждения о деятельности университета в рамках статистической отчетности.

3) Осуществлять организацию работы в АИС «Университет», консультировать структурные подразделения по различным вопросам возможностей программы, изменений документооборота.

4) Участвовать в организации мероприятий, проводимых университетом, в том числе семинаров, выставок, презентаций, конференций и других.

Электронный документооборот

Впервые работа в АИС «Университет» была начата в феврале 2007 г. под руководством к.соц.н. О.В. Котомановой. Были внесены личные данные по студентам в информационную систему, созданы приказы по движению студентов и отчеты по контингенту студентов. В 2012 году под руководством к.и.н. Ахмадулиной С.З. совместно со специалистами центра информационных технологий – Матвеевым М.А., Ринчиновой О.Ц. и др. был разработан и внедрен «Электронный документооборот», отработаны приказы, касающиеся движения контингента студентов, разработаны технологические виды приказов. Также в этом году была создана база «иностранный студент» в АИС «Университет», которая позволила учитывать иностранных студентов в общей численности контингента студентов БГУ.

На сегодняшний день приказы не только формируются, проходят стадии согласования, но и распечатываются непосредственно из базы данных, что позволяет уменьшить количество ошибок в приказах, и упорядочить документооборот.

Планы

Для студентов, обучающихся на договорной основе, внести информацию о платежах за обучение в АИС «Университет» что позволит более оперативно рассматривать вопрос о движении студентов.

Издать в типографии БГУ и разместить на сайте www.bsu.ru сборник нормативных документов по организации учебного процесса (условия предоставления академического отпуска, отчисления, зачисления, переводов, правила заполнения заявлений и т.д.).

Провести обучающие семинары для заместителей деканов по учебной работе и документоведов.

Принять участие в учебно-методических семинарах, вебинарах с целью совершенствования организационной работы отдела.

Положение об Отделе статистики и учета контингента студентов

Контакты: 670000, Республика Бурятия, г. Улан-Удэ, ул. Смолина, 24а, Главный корпус БГУ, каб. 0118, тел. (83012) 21-80-19; каб. 0120, тел. (83012) 21-66-88