Общий отдел

Общий отдел осуществляет информационно-документационное обеспечение управления университета, действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно ректору.

Нормативные документы

Структура:

В состав общего отдела входят: канцелярия, секретариат руководства и ведомственный архив.

  • Трофимова Ольга Владимировна - заведующий общим отделом

Учебный корпус №8 каб. 8223 тел. 297-160, доб.120

  • Пономарёва Евгения Константиновна - ведущий документовед общего отдела
  • Селихова Янина Андреевна - ведущий архивист
  • Дарижапова Дэнсэма Нимбуевна - документовед общего отдела

Учебный корпус №8 каб. 8222 тел. 297-156

  • Цыдыпова Мария Олеговна - ведущий документовед приемной №1

Учебный корпус №8 каб. 8328 тел. 297-170, доб.102

  • Цыбикова Екатерина Пурбаевна - ведущий документовед приемной № 2

Учебный корпус №8 каб. 8225 тел. 297-141, доб.104

  • Актамова Анастасия Артемовна - ведущий документовед (главный учебный корпус)

Главный корпус каб. 0208 тел. 210-552

  • Устинова Наталья Александровна- ведущий документовед приемной АХЧ

Административный корпус, ул. Ранжурова, 6а, каб. 1 тел. 21-25-33

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной Архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом БГУ, положением об общем отделе и инструкцией по делопроизводству БГУ.

Основной целью общего отдела является организация, руководство, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, общий отдел решает следующие задачи:

  • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
  • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
  • сокращение документооборота, количества форм, унификация форм документов;
  • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в БГУ, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

В соответствии с возложенными задачами общий отдел осуществляет следующие функции:

  • разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов университета; внесение в них изменений.
  • разработка и проектирование бланков документов;
  • осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
  • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно- справочной работы по документам;
  • организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;
  • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
  • регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  • организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
  • разработка номенклатуры дел БГУ, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
  • организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  • организация контроля за работой с документами, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;
  • осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в Национальный Архив Республики Бурятия на постоянное хранение, в ведомственный архив на долгосрочное хранение;
  • организация работы архива БГУ в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ;
  • организация внутреннего и внешнего согласования проектов документов;
  • активное участие в работе экспертно-проверочной комиссии БГУ;
  • подготовка и документационное обслуживание заседаний Ученого Совета, совещаний, собраний;
  • сбор и реферирование информации по отдельным вопросам по поручению руководства;
  • организация и обеспечение приема посетителей;
  • бездокументное обслуживание руководства: организация работы приемной, ведение телефонных переговоров;
  • повышение квалификации сотрудников общего отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела;
  • организация рабочих мест, условий труда сотрудников общего отдела.

Контакты: 670000, Республика Бурятия, г. Улан-Удэ, ул Ранжурова 4, , каб. 8222, 8223, тел. 29-71-56 внутр. 1018.